Планирование времени. Как сохранять контроль за своими делами в современном ускоряющемся мире

Современность, с её всё возрастающими скоростями накопления и движения информации, предъявляет всё более жёсткие требования к способности человека обрабатывать эту информацию, выделяя из неё полезные для себя сведения и отсеивая ненужное. И каждая новая порция информации может поставить перед человеком новую задачу, которую ему будет необходимо выполнить, или он просто подумает, что неплохо бы нечто сделать.

Таких задач становится всё больше, «хотелки» у современного человека давно не влезают в размер его свободного времени.



Поэтому как никогда становятся актуальными методики управления задачами (тайм-менеджмент), давно используемые, например, в корпоративной среде, которая уже в полной мере испытала на себе это увеличение информационных потоков. Ведь сейчас это увеличение начинает касаться жизни каждого человека, поэтому необходимо нарабатывать инструменты для сохранения внутреннего спокойствия и равновесия в этом море быстрых информационных ручейков.

Тайм-менеджмент сейчас необходим всем людям, которые ведут насыщенную событиями и делами жизнь, и при этом хотят не испытывать постоянного беспокойства о том, а не забыли ли они сделать что-то важное?

Тайм-менеджмент уже превратился из инструмента организации и планирования рабочего процесса руководителей в более универсальный инструмент планирования и организации жизни в целом любого человека – разработаны и соответствующие методики, и инструменты.

Зачем же нужен тайм-менеджмент обычному активному современному человеку?

Есть такое состояние, нередко возникающее, когда ты не уверен, а не забыл ли ты о чём-то важном? О важном деле, важной встрече, важной дате. Это чувство иногда реально становится “черной дырой”, в которую незаметно утекает энергия. Человек, со временем, это замечает (запасы энергии у нас не бесконечны) и начинает чувствовать состояние, которое я бы назвал знакомыми словами “куча дел навалилась”. Это состояние “заваленности делами” – очень непродуктивное состояние подавленности, когда у тебя в голове одновременно “куча дел”, и ты понимаешь, что все их переделать очень сложно.

Причём “дела” – это не только рабочие дела, но и личные. Они так же присутствуют в сознании, и занимают в нём своё место, высылая “напоминания о себе”.

Сколько раз я замечал, что какая-то задача постоянно “всплывала”, напоминая, что надо её уже сделать. Причём всплывала совершенно неожиданно, отвлекая от текущего рабочего процесса, а потом “уплывала” обратно. Это могло быть и не столь важное дело. Например, назначить на работе телефонную конференцию по вопросу, который давно “подвис” и про него забыли, или разобраться с сотней писем в рабочей электронной почте, или рассортировать уже фотографии на жестком диске, или привести в порядок электронную библиотеку, чтобы скопировать её на электронную книгу, или разобрать какие-то старые ящики и коробки, чтобы выкинуть оттуда всё ненужное, и т.д., и т.п. От невыполнения этих задач никому плохо не будет, ничего страшного не случится, но улучшиться общая организованность пространства жизни – и личной, и рабочей. Поэтому эти задачи часто “забиваются” более важными задачами, требующими немедленного или быстрого реагирования. В итоге, возникают ощущения загнанности бегом рутины (этими самыми “немедленными” и “быстрыми” задачами), и заваленности делами, потому что в сознании постоянно всплывают напоминания о других делах.

Для организации текущих и предстоящих задач и применяется тайм-менеджмент. Сейчас существует множество методик тайм-менеджмента, основанных в основном на иерархичности (различные А-В-С методики), которые предписывают создать список дел и расставить для них приоритеты. И разносить эти дела по календарю в соответствии с этими приоритетами. Но всё ускоряющий ритм жизни делает эти списки и иерархичные методики всё более неэффективными. В текущий, уже распланированный, день, может ворваться какая-то очень важная задача, требующая быстрого решения, и сломать весь составленный график. В итоге человек или переносит эти задачи, увеличивая последующую нагрузку, или, например, задерживается допоздна на работе, чтобы доделать запланированные дела.

Иерархичные методики рекомендуют планировать не 100% времени, а оставлять некоторый резерв для этих неожиданных происшествий, размер этого резерва разнится от методики к методике. Но если ничего срочного не произошло, то что с этим резервом в примерно 20% времени делать?




Опробовав различные техники, я остановился на методике Дэвида Аллена, которая в русском переводе называется “Как привести дела в порядок”, а в английском оригинале – “Getting Things Done”, широко известная в мире GTD. Она мне понравилась простотой, понятностью, и применением принципов планирования и принятия решений, естественных для нашего мозга. И особенно тем, что любой пункт плана доводится до точки под названием “следующее конкретное действие”. Например, в календаре оказывается не абстрактное “обсудить рабочую проблему Х с коллегами” а “позвонить Васе и назначить с ним и его отделом аудиоконференцию по проблеме Х”.

Новое издание книги “Как привести дела в порядок” от 2015 года, где в рекомендациях уже учитывается наличие различных электронных устройств (тех же смартфонов) и электронных систем и сервисов, можно скачать по ссылкам: для ПК и ноутбуков, для смартфонов/планшетов/электронных книг.

Методика рекомендует разбить процесс первичного внедрения системы в свою жизнь на несколько этапов.


Первый этап – это сбор всех текущих дел, которые нужно сделать. Нужно просто взять в руку лист бумаги и ручку, или сесть за компьютер и просто выписать ВСЕ дела, которые нужно сделать. Все волнующие проблемы, все идеи и т.п. Выписывать надо всё, что есть сейчас в голове и всё, что в неё придёт в процессе сбора. Рядом могут соседствовать такие дела, как “улучшить экологию на Земле” и “купить корм кошке”, и это нормально. Рекомендовано так же собрать в одно место все бумажные материалы, или разрозненные по компьютеру (часто по рабочему столу) файлы, и все другие важные материалы (безделушки, заготовки и т.п.). Таким образом, “материалы” понимаются в широком смысле. Это всё, что напоминает вашему сознанию о том, что нечто надо “сделать”.

Второй этап – это прояснение, “что это”? Причем очень важно проводить прояснение в том порядке, в котором эти дела и материалы оказались собраны, а не поддаваться искушению перескакивать с “неважных” дел на более важные. Всё, что оказалось собранным и ещё будет собрано в результате неожиданного вспоминания, важно для сознания одинаково. Иначе, эти дела просто не находились бы в вашем сознании. В целом задачи делятся на требующие и не требующие действий. Эти две категории, в свою очередь, так же делятся на несколько подкатегорий.

Вот так выглядит это дерево GTD:



Интересное “правило двух минут” – если для выполнения дела нужно менее 2 минут, то лучше его сделать сразу, т.к. контролировать его выйдет дольше, чем сделать. Причем 2 минуты – это некий усреднённый показатель, и его вполне можно подстроить под себя, назначив себе 30 секунд или 5 минут, или 10.

Например, звонок в магазин с целью узнать, привезли ли заказанный товар, займёт менее двух минут. Но пока звонок не сделать, сознание будет периодически напоминать о нём, отвлекая от текущей задачи и мешая сосредоточенно работать.

Пройдя по этому дереву с усердием, можно в итоге получить систему, которая снимет напряжение “груза невыполненных дел”, а напоминания о несделанных делах перестанут “выскакивать” в хаотичном порядке. Ведь когда по каждому проекту (под проектами понимается любое дело, для выполнения которого нужно более одного шага) определены конкретные действия, все сопутствующие материалы организованы удобным образом, а всем важным делам и событиям, привязанным к конкретной дате, выставлены напоминания, можно уже не держать в голове кучу дел. Нужно будет просто просматривать данные своей системы и постепенно выполнять то, что там есть.

Организовав удобную систему планирования и контроля за делами, систему автоматических напоминаний, можно, придя домой, больше не думать о работе. Просмотрев дома данные своей системы, вы не забудете, что через неделю будет день рождения одного из друзей, а через выходные у вас назначен совместный поход в кино с Ивановыми и надо будем им через 5 дней позвонить и напомнить. Современные технологии позволяют нам собрать все свои дела в одном месте – в каком-нибудь программном обеспечении, на переносном жестком диске или флешке. И настроить напоминания с помощью различных электронных календарей, которые будут высылать автоматические напоминания о важных делах вам на телефон. Даже в виде СМС, поэтому для этого не обязательно иметь смартфон.

Очень важно быть уверенным в своей системе – что она не подведёт, что вы точно собрали все свои дела, определили по ним конкретные действия, и расставили напоминания по делам и событиям, привязанным к дате. Со временем просто входит в привычку любую новую задачу заносить в список отложенных задач, если она не требует безотлагательной реакции, и не решается за две минуты. Тогда можно спокойно вернуться к продолжению выполнения текущей работы, будучи точно уверенным, что задача сохранена в списке, и скоро вы к ней вернётесь и определите по ней конкретное действие.

Таким образом, энергия, которая ранее тратилась на удержание в сознании десятков дел и спонтанные напоминания о них, может быть направлена на более эффективное решение любых других вопросов. А спокойствие, которое приходит, когда есть уверенность, что все напоминания о делах придут вовремя и ничто не забыто, точно улучшит качество жизни.

Я почувствовал это на себе. Начав использовать эту методику в 2010 году для своих рабочих задач, я, затем, постепенно расширил её применение и на другие аспекты своей жизни. Теперь и личные задачи любого масштаба поддаются организации в созданной системе. Если входящий поток информации чем-то интересен и не был отсеян, как «мусор», то он классифицируется в соответствии с методикой. И заносится либо в «справочные материалы», либо в список «когда-нибудь», где находятся все «хотелки», либо переходит в список активных задач – тогда в календарь на конкретную дату заносится следующее конкретное действие.

Такая организация, во-первых, позволяет получить контроль над своими задачами и более точно планировать время. Во-вторых, позволяет концентрироваться на действительно важных для меня делах, не разбрасываясь на мелочи. В-третьих, позволяет выделить себе время на любимые хобби, не задумываясь о том, что вместо хобби можно было бы сделать «что-то полезное». Ведь всё полезное уже распланировано и будет сделано в своё время, а человек не робот, чтоб всё время работать. И в-четвёртых, позволяет полноценно отдыхать, не думая о том, а не забыл ли ты сделать что-то важное.

Например, если календарь на неделю уже и так забит важными и/или обязательными делами, а тут появляется какое-то новое увлекательное, но не обязательное дело, то им можно и пожертвовать. Для начала, просто внеся в список своих «хотелок». Но не отнимать у себя время восстановительного отдыха, без которого никакая эффективная работа невозможна, с полноценным отключением от средств связи и выполнения любых дел.

Желаю вам всё успевать и быть полными сил и радости)